La dématérialisation des factures est un procédé tout à fait règlementaire en France. D’ailleurs, d’ici l’année 2020, une généralisation de la facture électronique ou facture dématérialisée est recherchée, en tout cas à destination de l’Administration Publique.
Elle est d’une grande pertinence, en sachant que ce sont plus de 2 milliards de factures qui sont établies dans l’Hexagone sur une année, avec le volume de papier que cela représente et l’impact sur l’environnement, le traitement de chacune d’entre elles étant en tout cas estimé entre 10 et 15 euros.
La facture dématérialisée, qu’est-ce que c’est ?
La différence entre la facture fournisseur dématérialisée ou facture fournisseur électronique et l’ancienne facture en format papier est que la première se fait par télétransmission. Les clients et les fournisseurs s’échangent ainsi leurs factures d’une manière beaucoup plus simple et rapide, et ce, peu importe où ils se trouvent et quelle que soit l’heure. L’un des gros avantages d’Internet.
En France, on a actuellement le choix entre deux possibilités de dématérialisation de facture. Une fois rédigée, la facture peut être communiquée par mail, c’est-à-dire de façon électronique. La signature électronique assure alors sa fiabilité. On peut aussi avoir recours à l’Echange de donnée informatisé ou (Edi). Dans ce cas, on utilise un programme informatique qui interprétera le fichier structuré.
Pourquoi dématérialiser ses factures ?
Le fait de dématérialiser ses factures offre de considérables avantages. Tout d’abord, cela permet une réduction des couts tant pour les traiter que pour les archiver. Le stockage se fait d’ailleurs d’une manière rapide et automatique, permettant un gain de temps considérable. Les factures étant répertoriées électroniquement, si on en a besoin d’une en particulier pour référence, etc., la recherche en est grandement facilitée, si en format papier, on a à chercher parmi toute une pile de dossiers, dans des classeurs, etc.
La dématérialisation des factures permet d’autre part d’éviter, ou tout au moins de réduire les erreurs et les éventuels litiges qui s’en suivent.
Une plus grande réactivité est également au rendez-vous, qu’il s’agisse de factures entrantes ou sortantes. L’échange se faisant par voie électronique donc à la vitesse de la lumière, on envoie ou on reçoit plus rapidement la facture, réduisant les délais de paiement.
Enfin, tout comme la dématérialisation des documents, celle des factures contribue grandement à mieux préserver l’environnement, essentiellement par le fait d’utiliser moins de papier.
Vers la généralisation de la dématérialisation des factures
Depuis le début de l’année 2017, les personnes publiques ainsi que les grandes entreprises ayant plus de 5 000 salariés doivent obligatoirement avoir recours à la facturation électronique pour émettre des factures à destination de l’Administration Publique, c’est-à-dire l’Etat, les collectivités territoriales et tous les autres établissements publics. Ce sera également le cas pour les entreprises de tailles intermédiaires, les petites et moyennes entreprises, ainsi que les très petites entreprises respectivement au 1 er janvier 2018, au 1 er janvier de l’année qui suit et au 1 er janvier 2020.
